Krankmeldung und Krankschreibung im Job: So geht’s richtig

Eine Krankmeldung bei Ihrem Arbeitgeber muss schnellstmöglich erfolgen. Wenn Sie also am Morgen feststellen, dass Sie an diesem Tag gesundheitlich nicht in der Lage sein werden, Ihrer Arbeit nachzugehen, müssen Sie das Ihrem Arbeitgeber sofort mitteilen!

Für diese erste Krankmeldung müssen Sie nicht warten, bis Sie von einem Arzt eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) ausgestellt bekommen haben, denn Ihre Krankmeldung sollte wie gesagt so schnell wie möglich erfolgen. Ganz im Gegenteil: Wenn Sie mit Ihrer Krankmeldung warten, bis Ihnen eine ärztliche Diagnose oder eine AU vorliegt, kann dies bereits zu einer Abmahnung durch Ihren Arbeitgeber führen! Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung reichen Sie zu einem späteren Zeitpunkt nach.

Um sich krankzumelden, kontaktieren Sie am besten schnellstmöglich Ihren Vorgesetzten. Schon aus arbeitsorganisatorischen Gründen muss Ihre Chefin oder Ihr Chef wissen, dass Sie nicht wie vorgesehen an Ihren Arbeitsplatz kommen können. Außerdem können Sie zusätzlich die Personalabteilung über Ihre Krankmeldung informieren.

Eine Krankmeldung bei einem Kollegen ist hingegen nicht ausreichend!

Ihre Krankmeldung kann über verschiedene Wege erfolgen, die von Ihrem Arbeitgeber individuell festgelegt sein können. Denkbar ist eine Krankmeldung per Telefon, SMS oder E-Mail. Wie genau eine Krankmeldung zu erfolgen hat, ist manchmal auch in Ihrem Arbeitsvertrag festgelegt.

Ein direkter Anruf bei Ihrer Chefin oder Ihrem Chef hat dabei einen entscheidenden Vorteil: Sie können sicher sein, dass Ihre Krankmeldung auch wirklich angekommen ist. Im Gespräch können Sie auch gleich eine erste Einschätzung darüber abgeben, wie lange Sie vermutlich krankheitsbedingt nicht zur Arbeit kommen werden.

Wenn Sie bei der Personalabteilung anrufen, dann stellen Sie sicher, dass Ihr Gesprächspartner Sie eindeutig identifizieren kann, zum Beispiel über Ihre Personalnummer.

Eine Krankmeldung per WhatsApp ist möglich, solange Ihr Arbeitgeber diese Form der Krankmeldung nicht ausschließt (zum Beispiel über eine Regelung in Ihrem Arbeitsvertrag). Eine Krankmeldung per WhatsApp hat genau wie eine Krankmeldung per SMS oder E-Mail den Nachteil, dass Sie nicht unmittelbar wissen, ob Ihre Meldung auch wirklich registriert worden ist. Daher empfiehlt sich in den meisten Fällen ein kurzer Anruf bei Ihrem Arbeitgeber.

Eine Krankmeldung muss nicht lang sein, es geht nur darum, Ihren Arbeitgeber schnellstmöglich darüber zu informieren, dass Sie nicht wie vorgesehen arbeiten können. Am Telefon oder per E-Mail kann das beispielsweise so aussehen:

„Guten Morgen Frau Schmidt,
ich muss Ihnen leider mitteilen, dass ich heute krankheitsbedingt nicht ins Büro kommen kann. Ich werde umgehend meinen Hausarzt aufsuchen und Sie im Anschluss darüber informieren, wie lange ich voraussichtlich krankgeschrieben bin. Ich schätze, dass ich am Donnerstag wieder im Büro sein kann. Die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung reiche ich schnellstmöglich nach.“

Eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung müssen Sie laut Gesetz erst dann bei Ihrem Arbeitgeber einreichen, wenn Ihre Krankschreibung länger als drei Kalendertage anhält. Das bedeutet: Spätestens am vierten Tag muss der Krankenschein Ihrem Arbeitgeber vorliegen.

Wichtig: Es geht um Kalendertage und nicht um Arbeitstage!

Allerdings kann Ihr Arbeitgeber diese vom Gesetz vorgegebene Frist über eine eigene Regelung verkürzen. In einem solchen Fall kann es sein, dass Sie die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bereits am zweiten oder dritten Tag Ihrer Krankschreibung einreichen müssen. Dies kann unter anderem in Ihrem Arbeitsvertrag oder im für Sie gültigen Tarifvertrag geregelt sein.

Am besten informieren Sie sich vor einem Krankheitsfall, wann eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung im Fall der Fälle bei Ihrem Arbeitgeber vorliegen muss. Ist der Krankheitsfall bereits eingetreten, sollten Sie bei Ihrem Vorgesetzten oder der Personalabteilung nachfragen, um keine Frist zu versäumen. Ansonsten könnte Ihnen zum Beispiel eine Abmahnung oder Lohnkürzung drohen.

Ihre Krankmeldung können Sie per Post an Ihren Arbeitgeber schicken. Dabei empfiehlt sich der Versand per Einschreiben.

Wenn Ihr Arbeitgeber damit einverstanden ist, können sie Ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung zunächst auf elektronischem Weg, also zum Beispiel per E-Mail, an ihn schicken. Den Krankenschein würden Sie dann einfach mit auf Arbeit bringen, wenn Sie wieder fit sind. Allerdings kann Ihr Arbeitgeber darauf  bestehen, direkt die originale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorliegen zu haben. Dann führt kein Weg daran vorbei, den Krankenschein entweder persönlich oder durch einen Vertrauten zu Ihrem Arbeitgeber zu bringen oder aber auf dem Postweg, am besten per Einschreiben, zu verschicken.

In jedem Fall sind Sie dafür verantwortlich, dass Ihr Arbeitgeber Ihre Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung rechtzeitig erhält, um unangenehme Konsequenzen wie eine unterbrochene Lohnfortzahlung oder eine Abmahnung zu vermeiden!

Sie müssen keinen Grund für Ihre Krankmeldung angeben. Ihr Vorgesetzter darf zwar danach fragen, Sie müssen darauf aber nicht antworten. Auch wenn Sie vom Arzt krankgeschrieben werden, müssen Sie Ihrem Arbeitgeber keinen Grund für Ihre Krankschreibung nennen.

Eine Ausnahme von dieser Regel gilt dann, wenn Sie unter einer ansteckenden Krankheit leiden. In diesem Fall muss der Arbeitgeber informiert werden, damit er entsprechende Maßnahmen ergreifen kann, zum Beispiel bei einer Corona-Erkrankung.

Dauert Ihre Erkrankung länger als ursprünglich gedacht und geht dadurch über die Gültigkeit der Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung hinaus, benötigen Sie eine Folgebescheinigung und damit eine erneute Krankschreibung.

Genau wie die erste Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung muss auch die Folgebescheinigung spätestens am vierten Tag Ihrer Gültigkeit beim Arbeitgeber vorliegen. Das bedeutet bei einer durchgehenden Krankschreibung also, dass die Folgebescheinigung am vierten Tag nach dem Ende der ersten Krankschreibung vorliegen muss. Auch hier kann Ihr Arbeitgeber aber wieder abweichende Regelungen treffen und verlangen, dass der Krankenschein bereits eher vorliegt!

Eine begründete Krankmeldung führt normalerweise nicht zu einer Kündigung. Allerdings gibt es Umstände, unter denen ein Arbeitgeber einer Mitarbeiterin oder einem Mitarbeiter krankheitsbedingt kündigen kann. Eine solche krankheitsbedingte Kündigung ist aber nur unter strengen Voraussetzungen möglich.

So muss der Arbeitgeber unter anderem begründen können, warum ein Mitarbeiter auch in Zukunft seine Aufgaben im Job aufgrund seiner Krankheit nicht erfüllen kann.

Eine Krankmeldung an Urlaubstagen führt dazu, dass diese Tage gesetzlich nicht mehr als Urlaubstage gelten.

Daher ist eine Krankmeldung auch an Tagen, an denen Sie sich eigentlich freigenommen haben, absolut sinnvoll!

Wenn Sie an Urlaubstagen krankgeschrieben sind, endet Ihre Urlaubszeit trotzdem mit dem vorgesehen Tag und verlängert sich nicht automatisch. Die neuen Urlaubstage müssen Sie erneut beantragen.

Im Entgeltfortzahlungsgesetz finden sich unter anderem noch folgende Regelungen für den Fall, dass Sie sich mit Beginn der Krankschreibung im Ausland aufhalten:

„Hält sich der Arbeitnehmer bei Beginn der Arbeitsunfähigkeit im Ausland auf, so ist er verpflichtet, dem Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeit, deren voraussichtliche Dauer und die Adresse am Aufenthaltsort in der schnellstmöglichen Art der Übermittlung mitzuteilen. Die durch die Mitteilung entstehenden Kosten hat der Arbeitgeber zu tragen. Darüber hinaus ist der Arbeitnehmer, wenn er Mitglied einer gesetzlichen Krankenkasse ist, verpflichtet, auch dieser die Arbeitsunfähigkeit und deren voraussichtliche Dauer unverzüglich anzuzeigen.“